Renovar el Registro Calificado

La renovación del Registro Calificado, es el proceso por el cual una vez ha entrado en funcionamiento un nuevo Proyecto Curricular en una Institución de Educación Superior, se evalúa el desarrollo de las condiciones de calidad con las que fue aprobado, durante la vigencia del Registro Calificado otorgado mediante Resolución expedida por el Ministerio de Educación Nacional.

El proceso de Autoevaluación como ejercicio permanente aporta a la consolidación de los documentos que sustentan la renovación del Registro Calificado, de allí, la importancia de adelantar de forma periódica la organización, la sistematización y el análisis de información que contribuye a la toma de decisiones; evidencia el crecimiento del Proyecto Curricular, sus fortalezas y oportunidades de mejoramiento, consolidadas en el Plan de Mejoramiento y, permite enriquecer el ejercicio de formación. Estos informes se consolidan en el contexto del Modelo Sistémico de Autoevaluación y cuenta con la Bitácora de la Autoevaluación como documento guía para su construcción.

La renovación del Registro Calificado, debe ser radicada ante el Ministerio de Educación Nacional, por lo menos doce (12) meses antes de su vencimiento y en la Coordinación General de Autoevaluación y Acreditación catorce (14) meses antes para su respectiva revisión, acompañado de los conceptos elaborados previamente por las Coordinaciones de los Comités de Autoevaluación y Acreditación de las Facultades. Anualmente, el Ministerio de Educación Nacional, establece ciclos para los Proyectos Curriculares que deben presentar sus procesos de renovación. De acuerdo con estas fechas la radicación de los documentos se realizará a través de la plataforma SACES MEN y no podrá hacerse en una fecha posterior al cumplimiento de los 12 meses previos al vencimiento.

Los documentos necesarios para presentar la renovación son:

• Documento maestro para la Renovación del Registro Calificado.
• Syllabus de los espacios académicos que conforman el plan de estudios.
• Evaluación financiera revisado por la Coordinación General de Autoevaluación y Acreditación.

Modificar el Registro Calificado

La autoevaluación como proceso dinámico, permite a los Proyectos Curriculares y a la Institución, identificar situaciones que aporten al fortalecimiento del proceso de formación y de la propuesta curricular. A partir de ellas, los Proyectos Curriculares definen cómo enfrentar los cambios surgen en el contexto y las necesidades que se derivan de estos, mediante acciones como: actualización del plan de estudios; ampliación de su campo de acción, desde la mirada disciplinar y social; favorecimiento del intercambio interinstitucional, entre otras. Cada uno de estos cambios, requieren sustentación ante el Ministerio de Educación Nacional, el cual es el encargado de evaluar y aprobar las modificaciones de considerarlo pertinente.

En tal sentido, se entiende una modificación como el cambio propuesto y justificado por el Proyecto Curricular para el Registro Calificado aprobado por el Ministerio de Educación Nacional, con el propósito de actualizar y ajustar aquellos aspectos que, motivados por los resultados obtenidos en la autoevaluación, la evaluación externa y el contexto social en el que se oferta el programa, han sido considerados para otorgarles una nueva orientación. En el contexto del Decreto 1330 del 25 de julio de 2019 del MEN, las principales modificaciones al Registro Calificado son:

• Denominación o titulación del programa.
• Número total de créditos del plan de estudios.
• Cambio en la estructura de un programa para incorporar el componente propedéutico.
• Cualquier cambio en la modalidad de un programa.
• Inclusión dentro de un registro único de una nueva modalidad, distinta a la otorgada inicialmente.
• Ampliación o modificación de los lugares de desarrollo.
• Convenios que apoyan el programa, cuando de ellos dependa su desarrollo.

Sea en casos como los anteriores o en modificaciones asociadas a inclusión de un nuevo énfasis, cambio en el número de cupos a ofertar por el Proyecto Curricular, cambio en la periodicidad de la admisión, redistribución de los espacios académicos, reorganización de los créditos académicos al interior del plan de estudios, entre otros, todas las modificaciones deben ser notificadas al Ministerio de Educación Nacional, aun cuando sean consideradas como no sustanciales, es decir que no afectan las condiciones de calidad aprobadas en el Registro Calificado. En el caso de las Licenciaturas las modificaciones fueron motivadas por lo señalado en la Resolución No. 18583 del 15 de septiembre de 2017, antecedida por la Resolución 2041 de 2016, la cual la deroga.

Para adelantar el trámite ante el Ministerio de Educación Nacional se requieren los siguientes documentos:

• Documento que sustenta la modificación al Registro Calificado.
• Nuevo plan de estudio (si es el caso).
• Plan de equivalencias del plan de estudios vigente vs. el propuesto.
• Actos administrativos que evidencien su aval y aprobación por parte de Consejo Curricular, Comité de Currículo de la Facultad, Coordinación de Autoevaluación y Acreditación de la Facultad, Consejo de Facultad, Consejo Académico de la Institución y Consejo Superior Universitario, si este último se requiere.
• Aval por parte de la Oficina Asesora de Planeación y Control a la evaluación financiera presentada por el Proyecto Curricular en caso de que la modificación implique cambios en el presupuesto del programa o revisada por la Coordinación General de Autoevaluación Acreditación en caso contrario.  
• Syllabus de los nuevos espacios académicos o de los modificados si corresponde con el proceso.
• Plan de homologación y transición que garantice los derechos de los estudiantes.

Nota: de considerarse necesario incluir otra información, mediante los conceptos elaborados tras la revisión del documento de modificaciones se informará al Proyecto Curricular.

Importante: para los programas que han previsto como parte de su proceso de autoevaluación modificaciones al Registro Calificado en el marco de la renovación, estas se deberán radicar mínimo (4) meses antes de la radicación en plataforma SACES MEN en la Coordinación General de Autoevaluación y Acreditación, si requieren aprobación del Consejo Académico. En caso que la modificación requiera aprobación por parte del Consejo Superior Universitario, CSU, la radicación deberá hacerse con mínimo (6) meses previos a la radicación de los documentos para renovación en la plataforma SACES MEN en la Coordinación General.